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财务必看:企业如何进行多账合一(内外账合并)

董秘俱乐部2019-12-01 12:11:00

中国的企业大部分存在两套甚至三套四套的账务,究其原因是什么呢?梧桐树下和小郑从事多年的财务以及投行顾问工作,也辅导过多家企业挂牌或上市,总结得出以下原因。


内在

1)公司的管理层需要从各种方面了解企业;

2)会计单一账务处理不能满足公司的管理要求;

3)公司的财务在主观意识上,对公司业务的误解造成形成多套账本;

4)财务对公司业务的介入较迟,通常是起"善后"的作用;

5)公司没有建立全面预算管理。


外在

1)国内的税负偏高,企业不知道如何进行筹划,降低税负;

2)企业发展与政府管理部门、银行有着千丝万缕的关系,他们对企业的财务数据要求都不一样,使得企业处于被动位置。


随着公司法律法规的规范,野蛮生存的做法使得企业在发展过程中,涉税风险和经营风险越来越高,迫使企业主动要求合规合法经营,企业在合并账务成为了必须面对的难题。那么应该怎么处理呢?


首先,我们了解各种账务存在的作用:为了应付税务的税务账;为了企业内部管理使用的内部账;为了海关的海关账;为了贷款的银行账;为了各种资质的资质申请账等。


处理这些账务整合中,我们需要明确,要制定统一的会计核算标准;账务难以处理的,可以采用电子表格为辅助。


要彻底解决账务合并中的问题,就要从业务流程上进行。


梧桐树下和小郑在辅导K公司整合多套账务中,发现其同时存在着四五套不同作用的账,企业存在着多种财务核算上的不规范。


企业的内外账合并,特别在合并的期初,并不是简单的内外相加或者全部采用内帐的数据,而是业务流和资金流的重塑。这时我们就要了解企业有几方面的业务闭环,如:循环销售与收款循环、购货与付款循环、生产与费用循环、筹资与投资循环等,这些环节充斥着企业的整个实体经营中,我们在合并的前,首先要统一一个核算标准,这样才能统一一个业务流程,为企业的多账合一,打下良好基础。


一、销售与收款循环是由同客户交换商品或劳务,以及收到现金收入等有关业务活动组成的。


在赊销方式下.销售与收款业务流程主要有:处理客户订单,批准赊销信用,发送货物,开具销售发票,记录销售与收款业务,定期对账和收回账款,审批销售退回与折让,审批坏账的注销等。


正常的程序:订货(订货单)-->销售单(销售单)-->批准赊销-->发货-->装运(提货单)-->开票(销售发票)-->记帐。


典型的销售与收款业务循环中所使用的重要凭证和记录有:客户订货单,销货单,销货合同,发运单,销货发票,产品价目表,贷项通知单,主营业务收人明细账,应收账款明细账,客户对账单,销货退回及折让日记账或明细账,收款凭证,现金和银行存款日记账,坏账审批表。


K公司整改前的业务情况:一部分业务合法合规业务、一部分业务虚开发票、一部分业务不开发票等。


K公司整改前不规范的财务情况:K公司虚开发票部分在外账记录收入,内帐不做记录;不开发票的部分,外账没有记录,内帐作为为收入。其对应的业务流程:订货(订货单A)-->A不需要发票,开票给B-->销售单(销售单A)-->批准赊销A-->发货A-->装运(提货单A)-->开票(销售发票B)-->记帐外账B内帐A。


K企业财务工作中,不规范的资金流入情况:1)A企业付款,外账就形成了对A企业的预收账款,而且难以冲平;2)B企业付款,可以平账。


整改思路:制定统一标准,还原业务真像,内帐也要按照会计准则进行会计核算。


1)针对第一种情况,这是需要将业务流程变为:订货(订货单B)-->开票给B-->销售单(销售单B)-->批准赊销B->发货B-->装运(提货单B)-->开票(销售发票B)-->记帐外B内帐A。A付款的时候,附上三方债权债务协议,可以冲减B的应收款。


特别注意:该处理只合适在外内帐合并调整中的特殊处理,绝对不可以在日常中经常使用。


2)针对第二种情况,把A视同居间人,B才是真正的客户。

这是需要将业务流程变为:订货(订货单B)-->开票给B-->销售单(销售单B)-->批准赊销B->发货B-->装运(提货单B)-->开票(销售发票B)-->记帐外帐B。


二、购货与付款循环是企业资金周转的关键环节,只有及时组织好资产的采购、验收业务,才能保证生产、销售业务的正常运行。


其业务活动:


1)编制请购单(仓库或其他部门);

2)根据请购物资进行授权审批,每张请购单必须经过主管人员签字批准。;3)编制订购单。采购部门对经过批准的请购单发出订购单,询价后确定最佳供应商,但询价与确定供应商的职能要分离;

4)验收商品,编制验收单。验收部门先比较所收商品与订购单上的要求是否相符,然后再盘点商品并检查商品有无损坏,验收部门验收后编制一式多联,预先编号的验收单,是支持资产或费用以及与采购有关的负债的"存在或发生"认定的重要凭证;

5)储存已验收的商品存货;

6)编制付款凭单。


正常的程序:请购商品或劳务-->签订采购合同-->商品验收-->储存已验收的商品-->编制付款凭证-->确认与记录负债-->偿付款项-->记录现金及银行存款的支出等。


K公司整改前的业务情况:一部分业务合法合规;一部分业务虚购发票


K公司整改前不规范的财务情况:


1)实际供应商A不提供发票,K企业的私人账户付款给A;

2)发票方B,K企业从公户付款给B,B再把钱转回K企业私户。


K企业财务工作中,不规范的资金流出情况:

1)按发票,公户付款A,A从私户转回K企业私户;

2)直接从私户付款B


整改思路:


1)从正规渠道采购,以能提供发票的供应商为优先对象,因为企业如果为此而再去采购发票的话,成本费用是一样的,但涉税风险更大;

2)对于虚开发票的公司,在内控设置上要确保钱最终要支付给实际供应商。


整改业务与资金流程:请购商品或劳务(A)-->签订采购合同(B)-->商品验收(B)-->储存已验收的商品(B)-->编制付款凭证(B)-->确认与记录负债(B)-->偿付款项(B)-->记录现金及银行存款的支出-->内帐记录(A)外账记录(B)等。这时B的钱转出去,通过现金支付给A,平了A的账。


三、生产与费用循环是由原材料转化为产成品的有关活动组成。生产与费用循环是产品制造企业特有的环节,该循环的交易是指从领料生产到加工、销售产成品时结束。该循环的起点即生产领用材料是和购货与付款循环衔接,而该循环的终点销售产成品又与销售与收款循环衔接。


该循环所涉及的主要业务活动包括:计划和安排生产,发出原材料,生产产品,核算生产成本,核算在产品,储存产成品,记录存货等。各主要业务活动之间的关系如下图所示。上述业务活动通常涉及以下部门:生产计划部门、仓库、生产部门、人事部门、会计部门等。


K公司的实际情况:存在大量的账外库存,在实际盘点中,出现账实不符。


整改思路:通过现销处理账外存货,保证公司账外有足够的资金。


关于财务成本的处理方法可以浏览公共号梧桐树下的《成本分析与费用控制技巧》


四、筹资与投资循环是由筹资活动投资活动的经济业务所构成。筹资活动主要由借款交易和股东权益交易组成。投资活动主要由权益性投资交易和债权性投资交易组成。


筹资所涉及的主要业务活动:审批授权、签订合同或协议、获得资金、计算应付利息或股利、偿还本息或发放股利;投资所涉及的主要业务活动:审批授权、取得证券或其他投资证明、获取投资收益、转让证券或回收其他投资。


K公司的实际情况:由于其已经成立多年,存在一些抽逃出资的情况,K公司的抽逃出资分两种情况:


1)新公司出台之前,公司注册资金需要验资;

2)新公司出台之后,公司的出资只是认缴制。


整改思路:


1)属于股东的抽逃出资的,需要追回,这时候体外形成的资金就可以使用了;2)认缴制下,由于认知上的错误,当时启用了一个体外账户,但只用来过渡股东资金,一直没有正式启用。这时候,只需当做欠缴出资。


K公司的多账合并是在财务为主导的情况下,在业务流、资金流、物流和票据流的统一,并不是简单的内外相加。


梧桐树下和小郑合并内外账的思路:标准统一、全面规划、内控规范、财务主导、管理不弃、合并消化。


多账合并后得账务处理后,对一些企业管理的释疑。


1)合并后如果已经体现企业的全部实际经营情况,但企业的一些数据分析,会计说,无法处理,那怎么办?


答:其实,这是内帐思维的错误思维导致,会计分录体现企业经营管理的所有情况,在会计分录无法处理的时候,可以考虑用电子表格处理。如:会计处理可能只是体现一个单位的余额,如果需要进行账龄分析就需要启动账龄分析模块或者用电子表格。


2)没有了内帐,就无法进行财务分析?


答:企业公开的财务情况,只要是体现了公司的全部情况,通过公司特制的表格进行财务管理也是可以的。如:会计分录在没有启用核算项的时候,难以对对部门和人员就进行分析,有些会计会强行处理,使得财务非常乱,这时候如果能用电子表格处理,会是工作难度降低。


3)只有一套账企业的经营成本是否会增加?


答:肯定增加。首先,这是企业的规范过程,必须付出成本的;但能为企业减少涉税风险,增加企业与资本市场接触的机会。


总之,多账的整合一个企业做大做强的必经过程,也是一个非常痛苦的过程。整合的过程是企业的业务流程、财务流程和管理流程的规范过程,从企业的发展角度是必须经过的。



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