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新版教程学习笔记(十二)

信息系统项目管理师2020-02-24 12:49:26

 

1.9 信息系统规划


企业或者组织在信息化的过程中,首先应结合组织的发展战略和信息技术应用现状,进行信息化的顶层设计,在此基础上,有步骤、分阶段地组织实施信息系统项目建设,而信息系统项目建设的前提就是要进行信息系统规划。信息系统规划(也称为信息系统战略规划)是一个组织有关信息系统建设与应用的全局性谋划,主要包括战略目标、策略和部署等内容,它的地位可以从两个方面来考察:一是与企业战略规划的关系;二是与企业信息化规划的关系。

组织要应对激烈市场竞争的挑战,特别是大型企业要实现跨地区、跨行业、跨国经营的战略目标,必然要实施技术创新战略、管理创新战略和市场开拓战略,要将组织工作重点转向技术创新、管理创新和制度创新的方向上来,信息化是必然的选择和必要的手段。从技术角度来看,信息化的核心和本质是企业运用信息技术,特别是新一代信息技术和现代管理方法,进行业务流程的梳理和再造,加强信息资源的管理和开发,进行知识的挖掘和知识管理,涉及到管理理念的创新、管理流程的优化、管理结构的重组和管理手段的革新等问题。

企业战略规划是科学评价企业面临的现状、未来的发展环境和空间,进而确定企业发展的总体和长远目标,制定各个阶段目标以及行动方案。

信息化规划是企业信息化建设的纲领和指南,是信息系统建设的前提和依据。信息化规划要以整个企业的发展目标和战略、企业各部门的目标与功能为基础,同时结合行业信息化方面的实践和对信息技术发展趋势的掌握,制定出企业信息化远景、目标和发展战略,从而达到全面、系统地指导企业信息化建设的目的,充分而有效地利用企业的

信息资源,以全面满足企业战略目标实现的需要。

信息系统(战略)规划关注的是如何通过信息系统来支撑业务流程的运作,进而实现企业的关键业务目标,其重点在于对信息系统远景、组成架构、各部分逻辑关系进行规划。

大型企业在信息化过程中,往往涉及到大型信息系统的规划和建设,大型信息系统在实施和管理等方面需要更多地关注技术开放性、资源共享性和管理规范性。本节中有必要对大型信息系统项目进行一个简要概述。

1.9.1大型信息系统

大型信息系统是指以信息技术和通信技术为支撑,规模庞大,分布广阔,采用多级网络结构,跨越多个安全域;处理海量的,复杂且形式多样的数据,提供多种类型应用的大系统。例如,全球范围的B2C电子商务系统,媒体社交系统,企业内部生产管理系统等等。

大型信息系统作为一种典型的大系统,除具有大系统的一些共性特点,同时具备以下独有的特点。

1.规模庞大

大型信息系统包含的独立运行和管理的子系统甚多。例如,大型赛事的安全保障系统,包括分散在全国各地的数百个指挥中心、上百个场馆,核心指挥中心之间通过双链路互联,分指挥中心和核心指挥中心之间建立万兆连接,各场馆通过交换设备和千兆链路接入,所属的分指挥中心。

2跨地域性

大型信息系统分布广阔,部署不集中。例如某银行系统,有上万个网点分布在全国各个省市,上百个网点分布在海外;在物流系统中,通常订货方和接收订货方不在同一场所,发货人和收货人不在同一个区域等;这种在场所上相分离的企业或人之间的信息传送需要通过所处不同地域的系统来完成。

3.网絡结构复杂

大型信息系统一般采用多级网络结构、跨域多个安全域、网络关系复杂、接口众多。例如,大型企业的内网包括总部、研究院、研究所三级网络,鉴于业务和管理的需要,各研究所划分为独立的安全域,接受研究院的管理,研究院作为独立的安全域接受总部的管理。同时大型企业内网通常涉及对敏感信息或涉密信息的传输、访问、存储等,通常在企业内部网络划分多个不同级别的安全域,保障对信息资源的访问控制。

4.业务种类多

大型信息系统提供的应用种类繁多,业务的处理逻辑复杂,各种业务之间的关联关系复杂。例如大型企业内网,每一家单位的科研生产网除了部署门户网站、ERP系统、0A系统、物资采购系统、财务系统、科研管理系统等自行独立管理和使用的业务系统

外,还部署了各类管理系统,例如公文流转系统、网络会议系统、电子邮件系统等,各类业务系统之间存在着信息流转。

5.数据量大

大型信息系统处理的业务和信息量大,存储的数据复杂、内容多且形式多样。例如,政府、银行、证券等行业,平均每家企业存储数据总量已经超过了1PB,存储数据量最高的证券领域的大型信息系统,平均存储数据量已经近4PB。

6.用户多

大型信息系统的使用者多,角色多,对系统的访问、操作多。例如银行系统,每天包括分散在总行、分行、支行的银行工作人员,以及分布在全国各地的用户等使用者访问系统,完成各种交易、操作。

1.9.2 信息系统的规划方法

1.信息系统规划原则

(1)规划要支持企业的战略目标。企业的战略目标是信息系统规划的出发点。信息系统规划从企业目标出发,分析企业管理的信息需求,逐步导出信息系统的战略目标和总体结构。

(2)规划整体上着眼于高层管理,兼顾各管理层、各业务层的要求。

(3)规划中涉及的各信息系统结构要有好的整体性和一致性。信息系统的规划和实现过程大体是一个自顶向下规划.自底向上实现的过程。采用自上而下的规划方法,可以保证系统结构的完整性和信息的一致性。

(4)信息系统应该适应企业组织结构和管理体制的改变,弱化信息系统对组织机构的依从性,提高信息系统的应变能力。组织机构可以有变动,但最基本的活动和决策大体上是不变的。

(5)便于实施。信息系统规划应给后续工作提供指导,要便于实施,考虑实用的同时要有一定的前瞻性。

2.信息系统规划流程

抽象来说,企业实施信息系统规划主要包括以下步骤。

(1)分析企业信息化现状。

首先要明确并理解企业的发展战略,明确企业各个部门、各个分支机构为实现企业战略需要承担的工作以及各个部门的协作关系(业务流程)。

其次要分析企业目前的信息化程度和现有的信息资源,包括:正在应用的信息系统、信息化基础设施(如通信平台、存储平台等)、数据库、信息化制度、信息化相关人员现状、员工的信息化技能、信息系统的应用绩效等等。并对现有信息系统组织策略和运行情况进行评估。

再次,分析、研究信息技术在行业发展中起的作用,掌握信息技术本身的发展现状。

了解同行企业信息技术的应用情况等。信息技术的现状与未来的发展都会影响信息系统的规划。新一代信息技术的发展与应用,系统设计方法的改变;甚至法律法规和有关政策,竞争者行为等环境因素对规划的影响.都应认真分析,有关结论或者应对措施要纳入规划0

(2)制定企业信息化战略。

根据本企业的战略目标提出的信息化需求,明确企业信息化的总目标和相关任务,定义企业信息化的发展方向和企业信息化在实现企业战略过程中应起的作用,并制定信息技术部门在管理和实施信息化工作制度和办法。

(3)信息系统规划方案拟定和总体构架设计。包括技术路线、实施方案、运行维护方案等。

详细的流程或者步骤可以参考企业系统规划方法。

3.信息系统规划方法

信息系统规划(InformationSystemPlanning,ISP)是从企业战略出发,构建企业基本的信息系统架构,对企业内、外信息资源进行统一规划、管理与应用,利用信息系统控制企业行为,辅助企业进行决策,帮助企业实现战略目标。

ISP方法经历了三个主要阶段,各个阶段所使用的方法也不一样。第一个阶段主要以数据处理为核心,围绕职能部门需求的信息系统规划,主要的方法包括企业系统规划法、关键成功因素法和战略集合转化法;第二个阶段主要以企业内部管理信息系统为核心,围绕企业整体需求进行的信息系统规划,主要的方法包括战略数据规划法、信息工程法和战略栅格法;第三个阶段的方法在综合考虑企业内外环境的情况下:以集成为核心,围绕企业战略需求进行的信息系统规划,主要的方法包括价值链分析法和战略一致性模型。

下面主要介绍企业系统规划方法,其他方法请参加《系统分析师教程》(2005版,第7章)有关内容。

企业系统规划(BusinessSystemPlanning,gSP)方法是IBM公司于20世纪70年代提出的一种方法,主要用于大型信息系统的开发。对大型信息系统而言,BSP采取的是自上而下的系统规划,而实现是自下而上分步进行。

BSP方法是通过全面调查,分析企业信息需求,制定信息系统总体方案的一种方法。其活动步骤(流程),如图147所示。

项目确定后,即开始准备工作,主要包括:①确定系统规划的范围,成立系统规划组(SystemPlanningGroup,SPG);②收集数据,包括企业的一般情况和现有系统的情况,收集有关数据后,形成正式的文档并进行分类,包括业务文档、技术文档和系统文档并对这些文档进行评审;③制订计划,画出系统规划工作的:PERT图和甘特图,准备好各种调查表和调查提纲;④开好介绍会,宣布系统规划的业务领导,介绍规划范围、工作进度、目标系统的设想和关键问题,并介绍准备过程中收集到的资料。

图1.47 BSP方法的步骤

定义企业过程。企业过程是企业资源管理所需要的、逻辑相关的一组决策和活动,定义企业过程可以作为识别信息系统的基础。按照企业过程所开发的信息系统,在企业组织结构发生变化时可以不必改变,也就是说,可以使信息系统尽量地独立于组织结构。定义企业过程主要涉及到三类资源:战略计划与管理控制、产品和服务以及支持性资源。定义企业过程根据企业目标分别从这三个方面来完成识别资源任务,然后进一步分析、合并、调整或删除,最后得到企业过程系统化的流程。

识别了企业过程之后,就要以企业资源为基础,通过其数据的类型识别出数据类。数据类是指支持企业过程所必要的逻辑上相关的数据,即数据按逻辑相关性归成类。数据类型是和信息生命周期(需求、分配、经营管理、获取)有关的,一般可分为存档类(库存类)、事务类、计划类和统计类(综合类)。

分析现有系统的步骤包括考察信息系统对过程的支持;识别当前的数据使用情况。

确定管理部门对系统的要求。一般情况下,这种要求是通过针对高层管理人员进行面谈得到的。

提出判断和结论。在收集情况的工作基本结束后,接下来的任务就是要对得到的事实加以分析,得出必要的结论。提出判断和结论需要按照以下步骤进行:检查前期工作的情况、确定判断和结论的范畴,分类判断,给出结论并文档化。

定义企业信息系统总体结构。为了将复杂的大型信息系统分解成便于理解和实现的部分,一般将信息系统分解为若干个相对独立而又相互联系的子(分)系统,即信息系统的主要组成部分。企业的信息系统总体结构图描述了每个子系统的范围,产生、控制和使用的数据系统之间的关系,对给定过程的支持,以及子系统间的数据共享。

确定优先顺序。对于众多的子系统,需要确定优先顺序,其过程是:确定选择的标准、对子系统进行排序、描述优先子系统、选择实施方法。

评价信息资源管理工作。信息资源与人力、物力、财力和自然资源一样,都是企业的重要资源。信息资源管理是指企业在业务活动中(例如,生产和经营活动)对信息的产生、获取、处理、存储、传输和使用进行全面的管理。

制订建议书和开发计划。每个开发计划都应该包括项目的范围、主题和目标、预期成果、进度、潜在的效益、人员和职责、工具和技术、人员培训、通信、后勤和控制等内容。

最后形成成果报告。成果报告一般应包括研究的背景、系统目标和范围、研究方法、主要问题的识别、结论及建议、对后续项目的开发计划等。

1.9.3 信息系统的规划工具

(1)在制订计划时;可以利用PERT图和甘特图。

(2)访谈时,可以应用各种调查表和调查提纲

(3)在确定各部门、各层管理人员的需求,梳理流程时,可以采用会谈和正式会议的方法。

(4)为把企业组织结构与企业过程联系起来,说明每个过程与组织的联系,指出过程决策人,可以采用建立过程/组织(Process/Organization,P/0)矩阵的方法。例如,表1-5是一个简单的P/0矩阵示例,其中“√”代表负责和决策,“*”代表过程主要涉及,“+”代表过程有涉及,空白表示过程不涉及。

(5)为定义数据类,在调查研究和访谈的基础上,可以采用实体法归纳出数据类。实体法首先列出企业资源,再列出一个资源/数据(Resource/Data,R/D)矩阵,如表1-6所示。

表1-5 P/O矩阵示例

过程

组织

总经理

财务副总

业务副总


人员计划

*


人事

招聘培训





合同支付

*

+

表1-6 R/D矩阵示例

业资源

数据类

产品

顾客

设备

材料

厂商

资金

人事

存档数据

产品

零部件

客户

设备

负荷

原材料

付款单

厂家

财务会计总账

雇员

工资

事务数据

订购

运输



材料接收

收款/付款


计划数据

产品计划

销售区域销售行业

设备计划能力计划

需求

生产计划表


预算

人员计划

统计数据

产品需求

销售历史

设备利用率

分类需求

厂家行为

财务统计

生产率

(6)功能法也称为过程法,它利用所识别的企业过程,分析每个过程的输入数据类和输出数据类,与RD矩阵进行比较并调整,最后归纳出系统的数据类。功能法可以用IPO(Input-Process-Output,输入-处理-输出)图表示。

(7)CU矩阵。企业过程和数据类定义好后,可以企业过程为行,以数据类为列,按照企业过程生成数据类关系填写C(Create),使用数据类关系填写U(User),形成CU矩阵,如表1-7所示。

 

表1-7 CU矩阵示例

数据类企业

企业过程

顾客

预算

产品

费用

销售

价格

计划

市场分析

U


U


U

U

U

产品调查

U


U


U

U


销售预测

U

C

U


U

U

C

财务计划


U


U.



C

 

1.10 企业首席信息官及其职责


CIO是自20世纪80年代以来,在一些发达国家的企业中出现的一个引人注目的新职位。这种职务在国外的企业中是一种与企业其他的最高层管理人,如首席财务官(ChiefFinance Officer,CFO)、首席技术官(Chief Technology Officer,CTO)、首席营运官(Chief Operation Officer,COO)等这一类职务相对应,相当于副总裁或副经理地位的重要职务。

在美国的政府机构内和非商业性机构也设有这种职务。

从技术角度来看,CIO是负责制定企业的信息化政策和标准,实施组织信息系统规划,并对企业的信息资源进行管理和控制的高级管理人员,是企业的一个跨技术、跨部门的高层决策者。在传统的管理体制下,管理与技术是相对封闭的。管理者大多不关注在管理决策中的作用,而it人员则很少关心企业的目标和战略。在这种情况下,CIO从企业管理的角度有意识地选择和运用信息技术,通过对信息资源的充分发掘和有效利用来促进管理机制的变革和业务结构的调整和改善,从而提高企业的管理决策水平,增强企业在日趋激烈的竞争环境中的快速反应能力。因此,CIO是企业决策层中的重要角色。

从CIO的职责角度来看,需要CIO是“三个专家”,即企业业务专家、IT专家和管理专家。就目前我国人才培养体制和大学的专业设置来说,没有哪个专业是培养CIO的。相对而言,系统分析师是CIO的最佳人选,因为系统分析师满足CIO的“三个专家”的基本条件。为了帮助读者提前准备好“就职”CIO,下面简单介绍CIO的主要职责。

1.提供信息,帮助企业决策

管理和技术是企业发展的两大关键。在当今时代,管理问题相对而言是比较稳定的,而技术(特别是信息技术)的热点变化得非常快。作为IT专家,CIO必须密切注意信息技术的发展动态,分析新技术对经营管理与竞争战略的影响,以便及时做出快速反应。

随着现代企业内、外部环境的变化,CIO的职能也在不断变化,其对企业决策的支持作用在不断加强。除了要对企业的信息系统负责外,还要越来越多地在企业里以一个风险投资家的身份出现。在一些大中型企业中,CIO要利用他们的技术背景和行业知识为企业投资决策提供支持。

2.帮助企业制定中长期发展战略

作为高层管理人员,CIO运用其IT优势;有效地参与企业的重大决策,帮助企业制定发展战略,强化企业的竞争实力。CIO不只是负责信息资源管理范围内的决策活动,而且必须参与企业发展的全局规划,帮助企业制,定中长期发展战略。为此》要求CIO必须对影响整个企业生存与发展的各方面问题都寶+目当全面和清楚的了解。

具体来说,CIO在帮助企业制定中长期发展战略方面,要做的工作主要有以下几个方面:.

(1)深入了解和解读企业目标,分析市场变化,从信息化角度提出企业总体战略发展趋势、机会和风险。

(2)在深入分析的基础上,提出企业总体战略的信息化需求。

(3)从信息化的角度提出信息化对实现企业总体战略的支持作用。

(4)从信息化与业务结合的角度提出企业信息化规划。

3.有效管理IT部门

CIO是企业高层领导成员,因此,应当从企业全局来考虑问题。但是,CIO同时又是IT方面的专家和领导者,有效地管理好企业IT部门也是CIO的一项责无旁贷的任务,而且,这项工作的好坏,决定了其他任务能否很好地完成。

企业信息化战略规划最后都要落实到具体的信息化项目上,而这些项目能否开发成功需要一个团队来实施,CIO正是项目实施的总负责人。企业信息化建设需要CIO既站在全局的高度进行协调,又要站在IT部门的角度做好实施的组织工作。

4制定信息系统发展规划

CIO是企业信息化的总负责人,要根据企业发展战略的需要,及时制定或修订企业信息系统发展规划,以实现企业总体战略目标。当企业战略发生变化时,CIO要及时投入信息技术力量和调动资源来响应这种变化,使企业的信息资源开发、利用策略与管理策略更加协调一致。作为管理专家,CIO要主持拟定企业信息化流程的大框架,以及信息化流程与管理流程、工作流程的集成,建立和规范企业信息管理的基础标准。

5。建立积极的IT文化

文化的本质是群体历史行为的积累、沉淀和传承。企业的IT文化就是企业与IT有关的人员建立在IT平台上的共同思维方式、行为习惯、价值观和愿景,是企业信息化在人们思想上的反映。因此,CIO要把建立良好和健康的IT文化作为企业信息化的一项关键任务。CIO除了自己必须认同本企业文化,主观上重视IT文化建设外,对其真实内涵要正确理解,更重要的是还要有措施正确宣导并有效传承。

IT文化是企业文化的亚文化,必然是企业价值观与IT应用特性的结合、体现和细化,如果IT亚文化与企业母文化不兼容,甚至出现冲突,IT员工与其他员工就会像工作在不同的企业一样,出现是非标准不一、沟通难以畅通、人际交往困难,难以合作协同,最终影响各自的工作绩效。